Eliminar tres reuniones de trabajo a la semana aumenta la productividad en un 70%
Estudios recientes apuntan que tener un exceso de reuniones es sinónimo de bajada de la productividad
Se estima que con tres reuniones semanales menos el estrés podría llegar a reducirse un 57%
Vivir bien es posible: los trabajos (con poco estrés) mejor pagados
El exceso de reuniones de trabajo perjudican seriamente la productividad. De hecho, si hubiera tres días sin reuniones a la semana la productividad de la empresa aumentaría un 73%, según un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). Lo ideal sería convocar sólo las necesarias, tenerlas por la mañana y apagar el móvil. Esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, ya que se estima que el estrés podría llegar a reducirse un 57%.
Este informe no es el único que apunta en esta dirección. Otro estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo. Aunque durante la pandemia se registró una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales, su número aumentó un 13,5%. Y son los directivos recién ascendidos los que más reuniones programan, casi un tercio más que los más experimentados.
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El profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria ve una clara relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés, ya que "en este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc.". "El lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, y eso puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad", añade.
Las reuniones en pantalla son más efectivas
Los beneficios de la virtualidad de las reuniones se pueden resumir en que se concreta mucho más el objetivo, se escucha con mayor atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones. Otro estudio reciente de investigadores de la Universidad de Stanford publicado en la revista Nature concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención, ya que, al estar pendientes de la pantalla, dejamos de prestar atención a otros estímulos y, en este sentido, la efectividad aumenta. Sin embargo, se reduce también nuestra capacidad de creación y surgimiento de ideas.
En última instancia, esto significa que dependiendo del objetivo del encuentro puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro. Las reuniones en las que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad, o cuyo fin sea la generación de confianza, es mejor hacerlas en persona. En cambio, una reunión de intercambio de información puede realizarse perfectamente en modo virtual.
Consejos para preparar una reunión
Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC, enumera una serie de medidas a tener en cuenta a la hora de preparar una reunión entre profesionales.
- Comenzar las reuniones con puntualidad, incluso aunque no estén todos los participantes.
- Seguir el orden del día y asegurarse de que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.
- Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. Evitar que sea demasiado larga.
- Mantener el número de asistentes lo más bajo posible. Incluir solamente a las personas cuyo conocimiento sea realmente necesario. Lo ideal es que haya entre tres y cinco participantes.
- Promover activamente la participación de todos los asistentes, en especial los que asisten en remoto en una reunión híbrida.
- Evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones.
- Utilizar la tecnología necesaria, especialmente si se combinan asistentes presenciales y virtuales, ya que es importante asegurarse de que estos últimos escuchan y ven todo lo que ocurre y pueden participar sin dificultades.
Por último, en todo tipo de reuniones hay que procurar evitar
- No respetar los tiempos durante las intervenciones de cada miembro.
- No tener reglas básicas que rijan la reunión.
- No prestar atención por estar manipulando el móvil.
- No tener un orden del día claro. Una agenda adecuada contendría entre tres o cuatro puntos.
- No concretar acuerdos o tareas al final de la reunión.
- No hacer un seguimiento de lo acordado.