El método Kanban, la fórmula japonesa para lograr que el trabajo en equipo sea más productivo
Esta metodología se representa mediante un tablero donde aparecen todas las tareas a realizar y la etapa en la que se encuentran
El trabajo se visualiza y gestiona como un flujo de asignaciones, de modo que todo el mundo sabe lo que hay que hacer, cuándo hacerlo y quién debe hacerlo
'Timeboxing' o el método para hacer todo lo del trabajo en menos tiempo
El trabajo en equipo es una de las herramientas más importantes en el desarrollo de las empresas. Cuando un grupo de personas reman en conjunto hacia un objetivo colectivo, la organización obtendrá mejores resultados. En ese sentido, uno de los métodos más eficaces para organizar el flujo laboral, conseguir metas y gestionar prioridades es el método Kanban, basado en la idea de que el trabajo se puede visualizar y gestionar como un flujo de asignaciones, de tal manera que todo el mundo sabe lo que hay que hacer, cuándo hacerlo y quién debe hacerlo.
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Kanban es una palabra de origen japonés que se traduce como 'cartel' o 'cartelera'. Esta metodología se originó en la década de 1940 para ayudar a las organizaciones a mejorar su producción. Toyota fue la primera empresa en implementarla, pero, con el tiempo, ha ido ganando popularidad gracias a que permite una gestión de trabajo más fluida.
Este método ofrece un esquema visual donde poder ver fácilmente el estado del trabajo por medio de un tablero donde las tareas se representan como tarjetas que se mueven a través del tablero a medida que se avanza en la realización de estas. A cada tarea se le asigna, por ejemplo, una de estas tres etiquetas: trabajo pendiente, en curso y completado. Así se puede identificar rápidamente en qué punto se está, se mantiene a todos los miembros del equipo al día y se establecen unas metas asequibles equilibrando el flujo de trabajo.
Los cuatro principios básicos
Para que el método Kanban funcione correctamente, deben implementarse cuatro principios básicos:
- Visibilidad del flujo de trabajo. El trabajo debe ser visible para todos los involucrados, de modo que puedan ver en qué se está trabajando, quién está trabajando en ello y cuándo terminará.
- Limitación de trabajo en curso. Solo se debe trabajar en un número limitado de tareas a la vez. De esta manera, se evitará que una persona quede enterrada bajo demasiado flujo de trabajo inconcluso
- Respeto de los tiempos. Se debe gestionar el flujo de trabajo a través de los diferentes procesos de producción, manteniendo un ritmo sostenible. Cada implicado deberá mover las etiquetas en el momento que estas cambien de etapa, no más tarde ni antes de tiempo.
- Mejora continua. El sistema debe revisarse y mejorarse constantemente, añadiendo o borrando nuevas columnas.
Beneficios de este método
Kanban es una forma sencilla de gestionar el trabajo a través de la mejora continua. Hace que los resultados de este sean visibles, mejorando la fluidez. Ofrece un panorama que posibilita ver de forma rápida el trabajo del equipo.
También permite medir el rendimiento de los trabajadores o equipos, así como detectar cualquier problema que se genere durante el transcurso de la tarea. Al previsualizar todas las tareas previstas y el tiempo estimado para su cumplimiento, el equipo podrá organizarse y asignar cada trabajo sin sobrecargar.
Asimismo, ayuda a los equipos a fomentar la flexibilidad, centrarse y tomar mejores decisiones, adaptarse al cambio, y alcanzar un mayor nivel de colaboración.
Posibles desventajas
Aunque el método Kanban es mayormente ventajoso para las empresas, un inconveniente podría ser que resulta abrumador mantener los tableros actualizados cuando hay un gran flujo de trabajo. Es decir, cuando se realizan muchas tareas al mismo tiempo.
Además, no vale para todo tipo de proyectos. Kanban asume sistemas de producción repetitivos, es por eso que las variaciones o los eventos inesperados pueden afectar negativamente al resultado final.