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Hace un año que la pandemia estalló y cambió en gran medida la forma de vivir de las personas, en especial la de millones de trabajadores que abandonaron su puesto de trabajo presencial para empezar a trabajar desde casa. Entonces, lo que antes eran reuniones presenciales se convirtieron en virtuales, una primera vía de escape para las semanas de confinamiento severo, pero que ha terminado afectando a la productividad de los trabajadores y también a su estado de ánimo, ya que según expone la plataforma de formación online Udemy, el 47% de los empleados sienten que las reuniones no son productivas. Pero, ¿qué se puede hacer para tener reuniones dinamizadoras y eficaces para todos?
La disponibilidad que ofrecen las reuniones virtuales ha hecho que estas crezcan y que plataformas como Zoom o Skype, además de convertirse en imprescindibles, batan récords de reuniones en 2020. Esto hace que gran parte de los empleados se sientan agobiados por el gran número de reuniones que deben atender a lo largo del día. Por ello, es clave una buena organización de todas las partes para que cada una de esas videoconferencias sea lo más productiva posible. De esta manera, Cecilia Mansilla, experta en reuniones laborales, ha creado una serie de pautas para conseguir que las reuniones de trabajo sean productivas para todo el equipo.
¿Para qué nos reunimos? Esa es la primera pregunta que hay que hacerse antes de enviar cualquier convocatoria para saber qué se busca y los resultados que se esperan lograr tras el encuentro. Además, es clave ser consciente de si esa reunión es realmente necesaria o, si por el contrario, una llamada o un mail pueden hacer la misma función para ahorrar tiempo a todas las partes implicadas, sin necesidad de conectarse a una de las múltiples plataformas para hacer videollamadas.
Al hilo de lo anterior, para dinamizar una reunión es importante la selección de las personas que van a acudir y si es necesaria su presencia durante toda la convocatoria. En ocasiones, por convocar a un equipo entero parte de este ni interactúa ni se siente útil porque el contenido no tiene nada que ver con su trabajo o solo es de su interés una parte de esa reunión. Por supuesto, una vez sepas quiénes están convocados llega a un acuerdo respecto al horario para que sea el adecuado para todos y no se pise con otras posibles videollamadas.
Con los participantes seleccionados, preparar una agenda es clave para cumplir el anterior punto y que un trabajador no pierda tiempo o productividad en una reunión. De esta manera, se pueden ordenar los temas a tratar en caso de que hayan varios, para quién son de interés y la duración aproximada que en principio van a tener. Una vez organizada, lo ideal sería que, tras convocar la videoconferencia, también se envíe esa agenda o escaleta para que el resto de compañeros sepan de qué se va a hablar y qué puntos son los que les interesa, así conocerán la hora aproximada a la que tienen que unirse.
Para cada punto de la reunión es importante tener una duración orientativa, teniendo en cuenta el tiempo en el que se expondrán las ideas y otras posibles intervenciones del equipo. Por ello, se debe plantear que haya una persona que lleve las riendas de la reunión e intente cumplir los tiempos y el tratamiento de cada uno de los puntos para que la videoconferencia sea fluida y productiva para todos los asistentes.
Tras el encuentro, es importante no dejar todo en el aire y documentar lo que se ha hablado y las ideas planteadas por otros trabajadores y así hacérselo llegar a todos los que han acudido de forma virtual a la conferencia. De esta manera, todos estarán al tanto de lo hablado y conocerán los objetivos planteados para cada área por si a alguno le falló la conexión durante la reunión o hubo cualquier otro contratiempo tecnológico.
Uno de los inconvenientes de las reuniones virtuales es que en ocasiones una persona puede hablar durante mucho tiempo seguido y no hay interrupción por parte de otros trabajadores. Por ello, se aconseja que si esto ocurre se haga alguna pregunta para que pueda haber interacción y se capte la atención del resto del equipo. Además, se aconseja encender la cámara para mostrar más cercanía y siempre que sea posible usar auriculares con micrófono para mejorar la calidad de sonido de la reunión.