Todos hemos dejado alguna vez algo para otro día. Algunos incluso tienen la costumbre de dejarlo todo siempre para el último momento. Al menos una de cada cinco personas adultas reconoce que posterga sus tareas de forma habitual, según un estudio. Optimizar nuestra agenda para conseguir una buena gestión de nuestro tiempo no es tarea sencilla, ni existe una fórmula que le funcione a todo el mundo, pero el publicista Ivy Lee ideó hace más de 100 años un método para dejar de procrastinar y elevar la productividad sin necesidad de aumentar la cantidad de horas diarias de trabajo y sin renunciar al tiempo de descanso.

El sistema de Lee fue fruto de un encargo que le hizo al principio del siglo XX Charles Schwab, magnate estadounidense del acero que buscaba mejorar la productividad de sus trabajadores. El experto en relaciones públicas le pidió únicamente hablar con cada uno de sus empleados durante 15 minutos y se negó a cobrarle nada hasta comprobar si había obtenido resultados. Tres meses después, y en vista del notable progreso de su empresa, Schwab le entregó a Lee un cheque por valor de 25.000 dólares, una cifra muy elevada para la época. El método funcionó tan bien que más y más compañías comenzaron a adoptarlo. ¿Qué pasó durante ese cuarto de hora con cada ejecutivo? Lee se dedicó a explicar su sencilla rutina diaria de cinco pasos:

El método es muy simple pero fundamental para identificar cuáles son las tareas más importantes que debes acometer y enfocarte en ellas en lugar de estar trabajando en todo al mismo tiempo. El multitasking divide tu atención y aumenta el riesgo de cometer errores o al final no cumplir ninguno de tus objetivos. La clave de que funcione, según James Clear, autor de 'Hábitos atómicos: cambios pequeños, resultados extraordinarios', es que te obliga a tomar decisiones difíciles a diario.

Al saber con antelación qué hacer y por dónde empezar se elimina la confusión y la frustración del arranque de la jornada de trabajo, lo que te permitirá terminar mucho más rápido. Además, una lista de seis es manejable y no vas a terminar abrumado, aunque también puedes reducirla aún más y dejarla en cinco tareas.

Precisamente los detractores del método Ivy Lee apuntan que carece de flexibilidad y hace muy rígidos nuestros planes diarios. Ceñirse a una lista fija de tareas puede conducir a un excesivo enfoque en el corto plazo, por no hablar de que no todos los trabajos pueden adaptarse a esta fórmula. En muchos empleos es esencial tener que acometer encargos inesperados y repentinos, o lidiar con interrupciones frecuentes que tienen mal encaje con este método. En cualquier caso, probar esta forma de organización no cuesta nada, y los beneficios pueden ser incalculables.