¿Sufres de 'reunionitis'? Así dicen los expertos que hay que hacerlas para no malgastar tiempo y tomar mejores decisiones
El 71% de los jefes cree que las asambleas profesionales son costosas e improductivas
La introducción de al menos un día sin reuniones a la semana produce efectos positivos en los trabajadores
Un exceso de reuniones en el trabajo es sinónimo de bajada de la productividad
A lo largo de la jornada laboral podemos tener muchas reuniones, una detrás de otra, que terminan haciendo mella en nuestra concentración y, en consecuencia, en nuestra productividad. Muchas veces se vuelven tediosas e interminables, y nos quitan un tiempo precioso que podríamos emplear en realizar un trabajo efectivo. El exceso de reuniones termina afectando al funcionamiento de las empresas. Por eso, hay una corriente de investigación que se opone a la 'reunionitis' y que aboga por reducirlas drásticamente.
Ya incluso antes de la pandemia el 71% de los jefes pensaba que las reuniones formales eran costosas e improductivas. Además, tanto encuentro termina afectando negativamente al bienestar psicológico, físico y mental de las personas, según alertaba el informe 'The surprising impact of meeting-free days', publicado en la revista de la Escuela de Management del MIT.
MÁS
Los días libres de reuniones
El resultado del estudio, que incluyó a más de 75 empresas de todo el mundo, mostró que la introducción de al menos un día sin reuniones a la semana produce efectos importantes en los trabajadores: mejora la autonomía, la comunicación, el compromiso, la satisfacción y la productividad, junto con una disminución de la microgestión y el estrés.
La conclusión a la que se llegó es que tener demasiadas reuniones disminuye la efectividad de la colaboración, interrumpe el flujo de trabajo y resta productividad a los trabajadores. Sin embargo, eliminar las reuniones por completo se traduce en una disminución de la satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación.
El número óptimo de reuniones
El investigador británico Benjamin Laker, autor principal de dicho estudio, defiende en una entrevista en 'El Mundo' que, "en general, deben reducirse al mínimo y recurrir a ellas sólo cuando sea necesario. Lo óptimo sería tener reuniones tres días y evitarlas los otros dos". Efectivamente, los mejores resultados del estudio se lograron en empresas que tenían tres días libres a la semana, lo cual incrementó la cooperación en un 55% y disminuyó el estrés en un 57% con la consecuente mejora en el bienestar psicológico, físico y mental de los empleados.
El experto considera que los coordinadores "han de estar atentos a los signos de agotamiento de sus empleados y tomar medidas para abordarlos si fuera necesario: ofreciéndoles descanso, brindándoles más autonomía u otros recursos adicionales". Además, considera que las empresas tienen que asegurarse que las reuniones sean lo más breves posibles, tengan un moderador designado y la asistencia esté limitada solo a aquellos que necesitan estar. "Es importante que las reuniones evolucionen o incluso desaparezcan para estar en sintonía con los cambios que tienen lugar en el contexto laboral de hoy", explica.
En esa línea, Laker insiste: "Las reuniones de negocios desaparecerán pronto, a medida que las empresas comiencen a adoptar más soluciones virtuales que permitan una mayor colaboración y flexibilidad. Si bien es cierto que las reuniones se han utilizado tradicionalmente para mantener estructuras jerárquicas en las organizaciones, esto ya no es necesario en un mundo cada vez más digital".